Yritysvuokrauksessa työntekijän ajokortin tarkistus jää helposti kahden osapuolen väliin, kun kumpikin olettaa toisen hoitaneen asian. Vuokraamo katsoo kortin tiskillä, mutta yritys on vuokrasopimuksessa vuokralainen ja vastaa siitä, kuka autoa lopulta ajaa. Tämä artikkeli on tarkoitettu henkilöstöhallinnolle, kalustovastaaville ja esihenkilöille. Siinä käydään läpi, mitä kannattaa tarkistaa, kenen vastuu missäkin vaiheessa on ja miten kalliilta vahingoilta vältytään.
Kuka vastaa, kun yritys vuokraa auton
Kun auto vuokrataan yrityksen nimiin, sopimuskumppani on yritys eikä yksittäinen työntekijä. Vuokraamo laskuttaa yritystä omavastuista, pysäköintivirhemaksuista ja vahingoista, ja yritys perii ne tarvittaessa itse työntekijältä työsuhteen sääntöjen mukaan. Yleensä vuokraamo lisää jokaiseen ilmoitukseen 15-40 euron käsittelymaksun.
Tieliikennelaki kieltää luovuttamasta ajoneuvoa henkilölle, jolla ei ole siihen ajo-oikeutta. Pelkkä vuokraamon tiskillä näytetty kortti ei siksi vapauta yritystä vastuusta. Jos esihenkilö antaa avaimet työntekijälle, jonka ajo-oikeus on päättynyt, vastuu on myös yrityksellä.
Vastuuta on kolmella tasolla. Kuljettaja vastaa omasta ajo-oikeudestaan ja ajotavastaan. Yritys vastaa siitä, että autoa ajavat vain sopimuksessa sallitut ja ajo-oikeutetut henkilöt. Vuokraamo vastaa siitä, että auto on luovutushetkellä kunnossa ja varustettu vuodenajan mukaan. Esimerkiksi talvirenkaiden pitää olla alla marraskuun puolivälistä maaliskuun loppuun.
Miten työntekijän ajokortin tarkistus tehdään käytännössä
Kokenut kalustovastaava ei tarkista korttia vasta silloin, kun auto pitää noutaa. Hän tekee tarkistuksen jo työsuhteen alussa, kirjaa voimassaolopäivän ja ajokorttiluokan ylös ja toistaa tarkistuksen säännöllisesti, käytännössä 6-12 kuukauden välein. Näin vältetään tilanne, jossa työntekijä seisoo Helsinki-Vantaan vuokraamon tiskillä vanhentuneen kortin kanssa ja asiakastapaaminen Tampereella alkaa kahden tunnin päästä.
Toimiva tarkistusrutiini sisältää ainakin nämä vaiheet:
1. Katso alkuperäinen ajokortti tai virallinen digitaalinen ajo-oikeustodiste, älä valokopiota tai kuvaa puhelimesta.
2. Tarkista voimassaolopäivä ja ajokorttiluokat (B, BE, C1, C).
3. Vertaa kortin kuvaa ja henkilötietoja henkilöllisyyteen.
4. Kirjaa tarkistuksen päivämäärä ja tarkistajan nimi.
5. Pyydä työntekijää ilmoittamaan heti, jos hän saa ajokiellon tai ajo-oikeuteen tulee muutoksia.
Viimeinen kohta jää usein tekemättä, vaikka se on tärkein. Ajokielto voi tulla esimerkiksi ylinopeudesta tai toistuvista liikennerikkomuksista, eikä työnantaja saa siitä tietoa automaattisesti. Kirjallinen ilmoitusvelvollisuus, joka on kirjattu autoilua koskevaan ohjeeseen, siirtää selvästi vastuuta työntekijälle.
Ajokorttiluokka, ikä ja ajokokemus
Henkilöautoon ja useimpiin pakettiautoihin riittää B-kortti, jos ajoneuvon kokonaismassa on enintään 3 500 kg. Tämä raja ylittyy helposti, kun vuokrataan isompaa kalustoa: osa Renault Master- tai VW Crafter -malleista ja varsinkin kuorma-autot vaativat C1- tai C-luokan. Peräkärryn tai karavaanin vetäminen voi vaatia BE-luokan yhdistelmän painosta riippuen.
Vuokraamoilla on lisäksi omat sääntönsä. Kuljettajan alaikäraja on yleensä 21 vuotta, ja alle 25-vuotiailta peritään usein young driver -lisämaksu, joka voi olla 10-25 €/pv. Lisämaksuista ja poikkeuksista kerrotaan tarkemmin artikkelissa ikäraja ja nuoren kuljettajan lisämaksu. Monet ketjut, kuten Hertz, Avis, Europcar ja Sixt, vaativat myös, että ajokortti on ollut voimassa vähintään vuoden. Premiumautoissa, kuten BMW 5-sarjassa tai Mercedes-Benz E-sarjassa, vaatimus voi olla 2-3 vuotta.
Ulkomaiset työntekijät ovat oma tapauksensa. EU- ja ETA-maissa myönnetty ajokortti kelpaa sellaisenaan. EU:n ulkopuolella myönnetty kortti voi kelvata vain rajoitetun ajan Suomeen muuton jälkeen, ja vuokraamo voi vaatia kansainvälisen ajokortin tai latinalaisin kirjaimin kirjoitetun kortin. Asia kannattaa tarkistaa ennen varausta suoraan vuokraamolta, koska ehdot vaihtelevat toimijoittain.
Myytti: kun yritys vuokraa, kuka tahansa työntekijä saa ajaa
Tämä on alan yleisimpiä väärinkäsityksiä. Vakiovuokrauksessa autoa saa ajaa vain sopimukseen merkitty kuljettaja ja erikseen nimetyt lisäkuljettajat. Jos autoa ajaa joku muu ja sattuu kolari, vuokraamo voi vaatia koko vahingon yritykseltä. Silloin peruskasko ja ostettu super-CDW eivät välttämättä suojaa lainkaan.
Poikkeus on yrityssopimus, johon on kirjattu, että kaikki ajo-oikeutetut työntekijät saavat ajaa. Tällainen ehto on yleinen suurten ketjujen puitesopimuksissa, mutta ei automaattinen. Ehto kannattaa varmistaa, kun neuvotellaan yrityksen autonvuokraussopimuksen hinnoista ja laskutuksesta. Jos laajaa kuljettajaehtoa ei ole, jokainen kuljettaja pitää lisätä sopimukseen erikseen, ja lisäkuljettajamaksu on tyypillisesti 5-15 €/pv. Käytäntöjä on avattu artikkelissa lisäkuljettajan lisääminen sopimukseen.
Arkinen esimerkki työmaalta
Tamperelainen sähköurakoitsija vuokraa pakettiauton viikoksi työmaalle Lempäälään. Sopimukseen on kirjattu yksi asentaja. Keskiviikkona hän sairastuu, ja kollega ajaa auton tavarakuorman kanssa työmaalle. Pihalla auto peruutetaan aitatolppaan, ja takaovi ja puskuri vaurioituvat.
Kolhu sinänsä on tavallinen. Ongelma on se, että kuljettaja ei ollut sopimuksessa. Vuokraamo voi periä korjauskulut kokonaan, ja ne voivat olla 1 500-3 000 euroa tavallisen 800-1 200 euron omavastuun sijaan. Yksi puhelu vuokraamoon aamulla olisi riittänyt: lisäkuljettajan voi useimmiten lisätä kesken vuokrauksen, kun hänen ajokorttinsa tiedot toimitetaan vuokraamolle.
Yleisimmät virheet yritysvuokrauksessa
Tarkistus tehdään vain kerran. Ajokortti tarkistetaan rekrytoinnin yhteydessä, eikä sitä katsota enää vuosiin. Kortti voi kuitenkin vanhentua, ja ajo-oikeus voi muuttua esimerkiksi terveydellisistä syistä. B-luokan kortti uusitaan 15 vuoden välein, ja 70 vuotta täyttäneiltä vaaditaan terveystodistus.
Vuokraamon tarkistukseen luotetaan sokeasti. Tiskillä tarkistetaan vain sopimuksen allekirjoittaja. Vuokraamo ei näe, jos auto luovutetaan työmaalla toiselle henkilölle.
Rajat ja ulkomaanajo unohtuvat. Yritysvuokrauksissa autolla lähdetään joskus Ruotsiin tai Viroon ilman kirjallista lupaa. Useimmissa sopimuksissa vuokra-auton vieminen ulkomaille on kielletty ilman erillistä hyväksyntää, ja vakuutusturva voi päättyä rajalla.
Mitä tapahtuu, jos kuljettajalla ei ollut ajo-oikeutta
Seuraukset ovat vakavia. Kuljettaja syyllistyy kulkuneuvon kuljettamiseen oikeudetta. Liikennevakuutus korvaa vahingot ulkopuolisille, mutta vakuutusyhtiö voi periä maksamansa korvaukset takaisin. Vuokraamon kaskoturva ja omavastuun poistot jäävät yleensä voimaan tulematta, jolloin vahingot jäävät yrityksen maksettaviksi. Jos sattuu henkilövahinkoja, asia voi edetä työnantajan osalta myös rikosoikeudelliseen arviointiin, jos ajo-oikeutta ei ole valvottu.
Autovuokraamo on erikoistunut nimenomaan autojen määräaikaiseen vuokraukseen. Se ei valvo yrityksen sisäisiä käytäntöjä, eikä se kouluta kuljettajia. Ajotaitoja voi kehittää autokouluissa, ja kolarin jälkeen auton siirtämisestä huolehtivat hinauspalvelut vuokraamon ohjeiden mukaan.
UKK
Riittääkö, että vuokraamo tarkistaa ajokortin noutohetkellä?
Ei riitä. Vuokraamo tarkistaa vain sopimukseen merkityt kuljettajat. Yrityksen vastuulla on varmistaa, että autoa ajaa vuokrauksen aikana vain ajo-oikeutettu ja sopimuksessa sallittu henkilö.
Kuinka usein työntekijän ajokortti pitäisi tarkistaa?
Käytännössä 6-12 kuukauden välein ja aina ennen kuin työntekijä alkaa ajaa uutta ajoneuvoluokkaa, kuten kuorma-autoa tai peräkärryyhdistelmää. Lisäksi työntekijällä pitää olla kirjallinen velvollisuus ilmoittaa ajokiellosta heti.
Voiko lisäkuljettajan lisätä kesken vuokrauksen?
Useimmiten voi, kun vuokraamolle toimitetaan uuden kuljettajan ajokortin tiedot. Lisäys pitää tehdä ennen kuin henkilö ajaa autoa, ei vasta vahingon jälkeen.
Tarkistusrutiini vuokrausprosessin osaksi
Toimiva malli on yksinkertainen: ajokortti tarkistetaan työsuhteen alussa ja säännöllisesti sen jälkeen, työntekijällä on kirjallinen ilmoitusvelvollisuus ajokiellosta, ja jokainen kuljettaja nimetään vuokrasopimukseen. Ennen isomman kaluston varaamista tarkistetaan myös kokonaismassa ja vaadittava ajokorttiluokka.
Yrityssopimusta neuvoteltaessa kannattaa pyytää kirjallisesti ehto, joka sallii kaikkien ajo-oikeutettujen työntekijöiden ajaa. Se maksaa vähemmän kuin yksikin kolhu, jota vakuutus ei korvaa.