Kun yrityksen ainoa huoltoauto jää kolarin jälkeen korjaamolle tai myyntiedustajan leasingauto hajoaa kesken viikon, sijaisauto yrityskäytössä ratkaisee, pyöriikö liiketoiminta normaalisti vai jääkö asiakaskäyntejä tekemättä. Tämä artikkeli on tarkoitettu yrittäjille, kalustovastaaville ja taloushallinnolle, jotka haluavat hoitaa sijaisauton järjestämisen nopeasti ja ilman yllätyslaskuja. Saat käytännön mallin, jolla auto järjestyy tunneissa eikä päivissä.
Miksi tunnit ratkaisevat yrityksen sijaisautossa
Yksityishenkilö pärjää usein päivän tai kaksi ilman autoa. Yritykselle sama katkos maksaa. Putkiasentaja, joka ei pääse kolmelle työmaalle, menettää helposti 300-600 € laskutusta päivässä, ja asiakkaan luottamus horjuu siinä samalla.
Siksi sijaisauton hinta on harvoin tärkein kysymys. Tärkeämpää on, saako auton samana aamupäivänä, löytyykö oikea autoluokka ja kuka laskun lopulta maksaa. Keskikokoinen henkilöauto, kuten VW Golf tai Skoda Octavia, maksaa tyypillisesti 50-90 €/pv, ja pakettiauto vastaavasti oman hinnoittelunsa mukaan. Pakettiautojen päivä- ja kilometriveloituksesta on kerrottu tarkemmin artikkelissa pakettiauton vuokrahinta.
Mistä sijaisauto yrityskäyttöön kannattaa hakea
Sijaisauto voi tulla kolmesta eri suunnasta, ja jokaisella on oma logiikkansa. Leasingyhtiön sijaisautopalvelu sisältyy usein huoltoleasingiin, mutta yleensä vain huolto- ja korjauspäiviksi, ei aina kolarin jälkeiseen pitkään korjaukseen. Vakuutuksen kautta korvattava sijaisauto riippuu siitä, onko vahingon aiheuttanut toinen osapuoli vai oma kuljettaja. Suora vuokraus autovuokraamosta on nopein tapa, kun kahta ensimmäistä ei ole tai ne eivät kata tilannetta.
Kansainväliset ketjut kuten Hertz, Avis, Europcar, Sixt ja Enterprise ovat vahvoilla isoissa kaupungeissa ja lentoasemilla, joilla kalustoa on paljon. Paikallinen vuokraamo esimerkiksi Kajaanissa tai Seinäjoella voi puolestaan olla joustavampi: auto tuodaan korjaamon pihaan, ja laskutuksesta sovitaan yhdellä puhelulla.
Yksi rajaus kannattaa tehdä selväksi. Autovuokraamo vuokraa autoja määräaikaisesti, mutta korjauksen tekee autokorjaamo, hinauksen hinauspalvelu ja uuden auton myynnin autoliike. Moni korjaamo tekee kuitenkin yhteistyötä vuokraamon kanssa, joten korjaamolta kannattaa kysyä ensimmäisenä.
Myytti: vakuutus maksaa sijaisauton aina
Yleinen oletus on, että vakuutus hoitaa sijaisauton automaattisesti. Näin ei ole. Jos vahingon aiheutti toinen osapuoli, tämän liikennevakuutuksesta voidaan korvata auton käytön estymisestä aiheutuneita kohtuullisia kuluja, mutta korvattava autoluokka ja aika arvioidaan tapauskohtaisesti.
Oman kaskon sijaisautoturva on usein lisäturva, jossa on päiväkohtainen enimmäiskorvaus ja kattoaika. Jos yritys vuokraa korjauksen ajaksi premiumauton tavallisen farmarin tilalle, erotus jää helposti omaksi kuluksi. Kokenut kalustovastaava soittaa vakuutusyhtiöön ennen vuokrausta ja pyytää kirjallisen vahvistuksen siitä, mitä korvataan ja kuinka monta päivää.
Askeleet sijaisauton nopeaan järjestämiseen
Kun auto pysähtyy, järjestyksellä on väliä. Ammattilainen etenee näin:
1. Selvittää korjaamolta arvioidun korjausajan ja pyytää sen sähköpostilla.
2. Tarkistaa leasingsopimuksesta ja vakuutuksesta, kattaako jokin sijaisauton.
3. Määrittää tarvittavan autoluokan käyttötarkoituksen mukaan: tavaratila, vetokoukku, istuinpaikat.
4. Varaa auton ja sopii laskutuksen suoraan yrityksen nimiin, mieluiten viitteellä.
5. Dokumentoi luovutuksessa auton kunnon kuvilla ja kirjaa mittarilukeman.
Vaihe kolme on se, jossa useimmin mennään vikaan. Sähköasentajan pakettiauto ei korvaudu henkilöautolla, vaikka se olisi heti saatavilla. Jos tavaratilaa tarvitaan, kannattaa odottaa pari tuntia oikeaa autoa kuin ajaa viikko väärällä.
Sopimus valmiiksi ennen kuin mitään tapahtuu
Nopein sijaisauto on se, josta on sovittu etukäteen. Yrityssopimuksessa vuokraamon kanssa voidaan sopia kiinteistä päivähinnoista, kuukausilaskutuksesta, valtuutetuista kuljettajista ja toimitusajasta. Silloin varaus hoituu yhdellä puhelulla ilman luottokorttivarausta tai henkilökohtaista vakuutta. Hinnoittelusta ja laskutusmalleista lisää artikkelissa yrityksen autonvuokraussopimus.
Kymmenen auton kalustossa sopimus maksaa itsensä takaisin jo ensimmäisessä vahinkotapauksessa. Yhden auton yrittäjälle riittää usein, että tietää valmiiksi kaksi lähialueen vuokraamoa ja niiden aukioloajat. Sopimusta ei kannata tehdä, jos autot ovat uusia, huoltoleasingissa ja sijaisauto sisältyy jo sopimukseen – silloin päällekkäinen järjestely on turha kulu.
Talvi ja sähköautot tuovat omat ehtonsa
Vuokraamo toimittaa auton aina kauden mukaisilla renkailla, mutta lisävarusteet ovat eri asia. Lohkolämmittimen johto, sisätilan lämmitin tai lumiharja eivät ole kaikissa vuokra-autoissa vakiona. Pohjois-Suomessa, kuten Rovaniemellä tai Kuusamossa, varustelu kannattaa varmistaa erikseen ennen pakkasaamua.
Sähköautoa tarjotaan sijaisautoksi yhä useammin, etenkin jos oma auto on sähköinen. Pakkasella toimintamatka voi lyhentyä selvästi, joten myyntiedustajalle, joka ajaa päivässä Tampereelta Jyväskylään ja takaisin, dieselfarmari voi olla talvella käytännöllisempi valinta. Kannattaa myös kysyä, saako latauksen maksaa yrityksen latauskortilla vai laskutetaanko se vuokrauksen yhteydessä.
Yleisimmät virheet sijaisautotilanteessa
Ensimmäinen virhe on luottaa korjaamon suulliseen arvioon. ”Pari päivää” venyy osien odotuksen takia helposti kahteen viikkoon, eikä vakuutusyhtiö välttämättä hyväksy jatkoa ilman perusteluja. Kirjallinen arvio ja ilmoitus viivästyksestä heti suojaavat yritystä.
Toinen virhe on unohtaa kuljettajat sopimuksesta. Jos vuokrasopimuksessa on vain toimitusjohtajan nimi ja autolla ajaa asentaja, vahinkotilanteessa vakuutusturva voi olla vaarassa. Kolmas virhe on kilometrirajan sivuuttaminen. Päivittäin 250 km ajava edustaja ylittää 200 km:n päivärajan jo ensimmäisenä päivänä, ja ylityskilometrit voivat maksaa 0,20-0,40 €/km.
Jos sijaisautolle sattuu itselleen jotain, toimintaohjeet löytyvät artikkelista vahinkotilanne vuokra-autolla.
UKK
Kuinka nopeasti sijaisauton saa yrityskäyttöön?
Suurissa kaupungeissa henkilöauton saa usein samana päivänä, kun varaa aamupäivällä. Pakettiautoissa ja erikoisvarustelluissa autoissa voi kulua 1-2 päivää, ja pienillä paikkakunnilla saatavuus riippuu paikallisen vuokraamon kalustosta.
Voiko sijaisauton vuokran vähentää yrityksen verotuksessa?
Elinkeinotoiminnassa käytetyn auton vuokra on tyypillisesti vähennyskelpoinen kulu. Henkilöauton vuokran arvonlisäveron vähentämiselle on kuitenkin tiukemmat ehdot kuin pakettiautolle, joten tilanne kannattaa tarkistaa kirjanpitäjältä.
Kattaako leasingsopimus sijaisauton kolarin jälkeen?
Ei aina. Moni huoltoleasing kattaa sijaisauton vain huolto- ja takuukorjausten ajaksi. Kolarikorjauksen sijaisauto tulee yleensä vakuutuksen kautta tai jää yrityksen maksettavaksi.
Varaudu ennen kuin auto pysähtyy
Toimiva sijaisautojärjestely on valmiiksi mietitty puhelinnumero, ei kiireessä tehty hakukone-etsintä. Kirjaa ylös kaksi vuokraamoa, tarkista vakuutuksesi sijaisautoturva ja leasingsopimuksen ehdot ja sovi, kuka yrityksessä saa tehdä varauksen. Kun auto seuraavan kerran jää korjaamolle, sijaisauto on pihassa ennen kuin asiakas ehtii huomata mitään.