Yritysasiakkaille suunnattu autonvuokraussopimus poikkeaa monella tapaa tavallisesta viikonloppuvuokrauksesta, ja hinnoittelu sekä laskutus kannattaa ymmärtää ennen ensimmäisen sopimuksen allekirjoittamista. Moni pk-yrityksen taloushallinnosta vastaava törmää tähän ensimmäistä kertaa silloin, kun myyntiedustaja tarvitsee auton yhtäkkiä kolmeksi kuukaudeksi asiakaskäyntejä varten, eikä valmista mallia ole vielä olemassa.
Miksi yrityssopimus eroaa kuluttajavuokrauksesta
Kuluttaja vuokraa auton yleensä kertaluonteisesti: viikonlopuksi mökkireissulle tai viikoksi ulkomaan lomalle. Yritys taas tarvitsee usein toistuvaa, ennakoitavaa palvelua – muutaman auton kannan, joka on käytössä kuukaudesta toiseen tai jota täydennetään tarpeen mukaan.
Tästä syystä autovuokraamot tarjoavat yrityksille erillisiä puitesopimuksia, joissa on sovittu etukäteen kiinteät hinnat, laskutusväli ja vastuunjako. Hertz, Avis, Europcar ja Sixt kaikki myyvät näitä ”business account” -tyyppisiä sopimuksia, ja myös monet kotimaiset toimijat kuten Scandia Rent tekevät vastaavia järjestelyjä pienemmässä mittakaavassa.
Käytännössä ero näkyy kolmessa asiassa: hinnoittelu on volyymiperusteista, laskutus tapahtuu jälkikäteen koontilaskulla eikä ennakkoon kortilta veloittaen, ja vastuukysymykset – kuka korjaa auton kolarin jälkeen, kuka vastaa sakoista – on kirjattu tarkemmin sopimukseen.
Käyttöhintasopimus vai kertavuokraus
Yritysasiakkaan kannattaa ensin päättää, tarvitaanko toistuvaa käyttöhintasopimusta vai riittääkö yksittäisten vuokrausten tilaaminen tarpeen mukaan.
Käyttöhintasopimus (usein puitesopimus) sopii yritykselle, joka vuokraa autoja säännöllisesti – esimerkiksi rakennusliike, joka tarvitsee pakettiauton aina kun oma kalusto on huollossa, tai konsulttitoimisto, jonka työntekijät matkustavat viikoittain eri kaupunkeihin. Sopimuksessa sovitaan kiinteät hinnat autoluokittain, esimerkiksi keskikokoinen henkilöauto 55 €/vrk ja pakettiauto 75 €/vrk, riippumatta siitä kuka toimipisteessä asioi.
Kertavuokraus taas riittää, jos tarve on satunnainen: yksi työmatka Ouluun pari kertaa vuodessa ei kannata sopimuksellista järjestelyä. Tällöin normaali vuokrasopimuksen ehdot pätevät sellaisenaan, mutta y-tunnuksella tehty varaus mahdollistaa yleensä laskutuksen ilman ennakkomaksua.
Yksityisleasing vai lyhytaikainen yritysvuokraus
Moni yrittäjä pohtii myös, kannattaisiko autot hankkia leasingsopimuksella oman vuokraamisen sijaan. Vastaus riippuu käyttöasteesta.
Jos autoa tarvitaan lähes päivittäin pitkällä aikavälillä – esimerkiksi myyntiedustajan käyttöön 24–36 kuukaudeksi – yksityisleasing tai yritysleasing tulee usein edullisemmaksi kuin toistuva lyhytvuokraus. Leasingissa kuukausihinta esimerkiksi Skoda Octaviasta liikkuu 400–600 € välillä sisältäen huollot, kun taas sama auto vuokrattuna kuukaudeksi kerrallaan maksaisi helposti 900–1200 €.
Lyhytaikainen vuokraus taas voittaa silloin, kun tarve on epäsäännöllinen tai kestoltaan alle kuusi kuukautta. Esimerkki: IT-yritys palkkaa projektiluonteisesti konsultin kolmeksi kuukaudeksi Tampereelle. Auton hankkiminen leasingilla ei kannata näin lyhyeksi ajaksi, koska sopimuksen purkaminen kesken kauden tulee kalliiksi. Kuukausivuokraus samalta vuokraamolta on tässä tilanteessa joustavampi ratkaisu.
Hinnoittelu autoluokittain yrityskäytössä
Yrityshinnoittelu noudattaa samaa autoluokkalogiikkaa kuin kuluttajapuolella, mutta volyymialennukset tulevat mukaan kuvaan heti kun sopimus kattaa useamman kuin yksittäisen vuokrauksen.
Pieni kaupunkiauto kuten VW Polo maksaa yksittäisenä päivävuokrana 35–50 €, mutta yrityssopimuksessa hinta voi laskea 28–40 €:oon vuorokaudelta, kun autoja tilataan säännöllisesti. Keskikokoinen henkilöauto, esimerkiksi Toyota Corolla tai Skoda Octavia, liikkuu yksittäisvuokrauksessa 55–90 €/vrk välillä, yrityssopimuksessa usein 45–70 €.
Pakettiautot ovat yrityskäytössä oma lukunsa. Rakennus- ja logistiikka-alan yritykset vuokraavat toistuvasti esimerkiksi Renault Masteria tai Peugeot Boxeria, ja kuukausihinnat asettuvat tyypillisesti 700–1100 € välille riippuen kilometrimäärästä. B-kortilla ajettavan pakettiauton painorajat kannattaa tarkistaa etukäteen, jos työntekijöillä ei ole C1-luokan ajo-oikeutta.
Premium-luokan autot – Mercedes-Benz E-sarja, BMW 5-sarja, Audi A6 – näkyvät yrityssopimuksissa lähinnä johdon tai avainasiakastapaamisten yhteydessä. Hinta 100–180 €/vrk ei yleensä alene merkittävästi volyymin myötä, koska kysyntä on harvempaa.
Laskutuksen käytännöt: mitä sopimukseen kannattaa kirjata
Laskutustapa on se osa-alue, jossa yritysasiakkaat useimmiten säästävät aikaa sopimalla asiat kunnolla etukäteen.
Yleisin malli on koontilasku kuukausittain, jossa kaikki kuukauden aikana tehdyt vuokraukset kootaan yhdelle laskulle y-tunnuksen perusteella. Tämä helpottaa kirjanpitoa merkittävästi verrattuna tilanteeseen, jossa jokainen työntekijä maksaa vuokrauksen omalla yrityskortillaan ja kuitit kerätään jälkikäteen.
Sopimukseen kannattaa kirjata ainakin nämä asiat:
Maksuehto – yleisimmin 14 tai 21 päivää netto laskun päiväyksestä.
Kustannuspaikkamerkinnät – jos yrityksellä on useita osastoja, laskulle voidaan pyytää viitekoodi kustannuspaikan mukaan.
Polttoainekäytäntö – yrityssopimuksissa sovitaan usein, veloitetaanko polttoaine erikseen kuittia vastaan vai sisältyykö tankki täynnä -periaate hintaan.
Kilometriraja – yrityskäytössä kannattaa usein neuvotella rajaton kilometrimäärä, koska työmatkat kertyvät nopeasti yli tavallisen 200–300 km/vrk -rajan.
Lisäkuljettajat – jos useampi työntekijä ajaa samaa autoa, lisäkuljettajan lisääminen sopimukseen etukäteen välttää yllättävät lisämaksut tai vakuutuskiistat vahingon sattuessa.
Yleinen väärinkäsitys on, että yrityssopimus automaattisesti tarkoittaisi edullisempaa hintaa per vuokraus. Näin ei ole – etu tulee ennustettavuudesta ja hallinnollisen työn vähenemisestä, ei aina euromääräisestä säästöstä yksittäistä vuokrauspäivää kohden. Pieni yritys, joka vuokraa auton kolme kertaa vuodessa, ei välttämättä saa parempaa hintaa sopimuksella kuin ilman.
Vakuutukset ja vastuunjako yrityskäytössä
Peruskasko sisältyy lähes aina vuokrahintaan, mutta omavastuu on tyypillisesti 800–1500 € riippuen autoluokasta. Yritykset ostavat usein super-CDW:n eli omavastuun pienennyksen koko autokannalleen kertaostona, koska yksittäisen kolarin omavastuu voi muuten yllättää kuukausibudjetin.
Tässä kohtaa tehdään myös yleisin virhe: oletetaan, että yrityksen oma autovakuutus tai matkavakuutus kattaisi vuokra-auton automaattisesti. Näin ei useinkaan ole – vuokra-auton vakuutusturva on aina erikseen tarkistettava vuokraamon kanssa, eikä yrityksen olemassa oleva kalustovakuutus välttämättä ulotu vuokrattuihin ajoneuvoihin lainkaan.
Toinen tyypillinen virhe on jättää lisäkuljettajat kirjaamatta sopimukseen. Jos auton ajaa vahingon sattuessa henkilö, jota ei ole merkitty kuljettajaksi, vakuutus voi evätä korvauksen kokonaan tai osittain.
Kolmas virhe liittyy talvikauteen: yritykset vuokraavat usein autoja pitkin vuotta samalla sopimuksella, mutta unohtavat, että marraskuun puolivälistä maaliskuun loppuun autossa on lain mukaan oltava talvirenkaat. Vuokraamo vaihtaa renkaat automaattisesti sesongin mukaan, mutta jos yritys tilaa auton kesärenkaisiin erikoistuneesta kalustosta talvikäyttöön esimerkiksi Lapin-projektiin, kannattaa varmistaa erikseen, että kyseisessä toimipisteessä on soveltuva kalusto saatavilla.
Esimerkki: konsulttiyrityksen kuukausisopimus
Ajatellaan pientä konsulttiyritystä, jonka kaksi työntekijää matkustaa säännöllisesti asiakaskäynneille pääkaupunkiseudun ulkopuolelle. Yritys tekee Hertzin tai vastaavan ketjun kanssa puitesopimuksen, jossa on sovittu keskikokoisen auton hinnaksi 50 €/vrk rajattomalla kilometrimäärällä ja kuukausittaisella koontilaskulla.
Kolmen kuukauden aikana autoja tilataan yhteensä 18 vuorokautta, jolloin lasku on 900 € plus mahdollinen lentokenttälisä, jos nouto tapahtuu Helsinki-Vantaalta. Kirjanpitäjä saa yhden laskun kuukaudessa eritellyillä riveillä, mikä säästää huomattavasti aikaa verrattuna siihen, että jokainen vuokraus laskutettaisiin erikseen tai maksettaisiin yrityskortilla ja tositteet kerättäisiin manuaalisesti.
Usein kysyttyä yrityksen autonvuokrauksesta
Voiko yrityssopimuksen tehdä ilman y-tunnusta?
Ei yleensä – vuokraamot edellyttävät voimassa olevaa y-tunnusta ja usein myös kaupparekisteriotteen laskutussopimusta varten. Toiminimiyrittäjä voi tehdä sopimuksen omalla y-tunnuksellaan samoin ehdoin kuin osakeyhtiö.
Kattaako yrityssopimus automaattisesti kaikki toimipisteet Suomessa?
Riippuu vuokraamoketjusta. Kansainväliset ketjut kuten Avis ja Europcar tarjoavat usein valtakunnallisen sopimuksen, joka pätee kaikissa Suomen toimipisteissä, kun taas paikallisten toimijoiden kanssa tehty sopimus rajoittuu yleensä kyseisen yrityksen toimipisteisiin.
Voiko työntekijä alle 25-vuotiaana ajaa yrityksen vuokra-autoa?
Kyllä, mutta tarkista sopimuksesta erikseen. Nuorten kuljettajien lisämaksu koskee usein myös yrityssopimuksia, ellei siitä ole erikseen neuvoteltu pois – tämä kannattaa selvittää etukäteen, jos yrityksessä on nuoria työntekijöitä, jotka tarvitsevat autoa työmatkoihin.
Yhteenveto
Yrityksen autonvuokraussopimus kannattaa rakentaa todellisen käyttötarpeen mukaan – ei oletuksen varaan siitä, että sopimus itsessään tuo säästöjä. Säännöllinen tarve puoltaa käyttöhintasopimusta tai jopa leasingiä, kun taas satunnainen tarve hoituu kertavuokrauksilla y-tunnusta vastaan laskutettuna.
Ennen sopimuksen allekirjoittamista kannattaa käydä läpi laskutusväli, kilometrirajat, lisäkuljettajien kirjaaminen ja vakuutusturvan kattavuus – nämä neljä asiaa ratkaisevat, syntyykö yllättäviä lisälaskuja kesken sopimuskauden. Kokenut ostaja pyytää aina näkemään esimerkkilaskun ennen allekirjoitusta, jotta laskutuksen rakenne ei ole yllätys ensimmäisen kuukauden jälkeen.